Ah, da me, ogni lunedì, un'oretta di riunione CON TUTTO IL PERSONALE  per fare il punto della situazione non ce la toglie nessuno. E, siccome devo far partire un nuovo gestionale sulle buste paga e spostare anche due impiegate dall'ufficio amministrativo alla segreteria,  la prossima settimana ne approfitto per  PARLARE A TUTTI anche di queste novità. 

Così mi raccontava, col petto gonfio d'orgoglio, qualche tempo fa, il titolare di un'azienda marchigiana produttrice di pellame conosciuto ad un convegno.
Mi dirai: cosa c'è di male in ciò che ti ha detto? Magari ad averne di imprenditori così premurosi nel mettere al corrente i propri dipendenti di ciò che succede in azienda...
Certo, son convinto anch'io che, da capo,  questa persona lo facesse con le migliori intenzioni ma...

... a volte le buone intenzioni non bastano per essere anche buone azioni. 

L'imprenditore parlava, infatti e, simultaneamente,  più di un campanellino d'allarme  risuonava   dentro di me.
Anzitutto: e chi dice che avere riunioni fisse CON TUTTO IL PERSONALE sia così necessario? Sicuri che ogni sette giorni ci sia davvero qualcosa di veramente indispensabile di cui dover PARLARE TUTTI ASSIEME?

Posto che magari ci sia, davvero mettere assieme, nello stesso ordine del giorno, l'avvio di un nuovo sistema operativo -che riguarda solo un paio di addetti alla contabilità paghe- e un cambio di mansioni -che riguarda ugualmente solo altre due impiegate- con l'informativa settimanale di andamento generale -che forse riguarda più persone, ma non per forza tutti i lavoratori- sia la scelta migliore? 
Non sembra anche a te che ci sia, ad essere ottimisti,  almeno una perdita di tempo da parte di qualcuno fra i presenti?

E, se per i tuoi dipendenti questa è "solo" una perdita di tempo, per te, se sei l'imprenditore, è anche, e soprattutto, anche una perdita di soldi. Di quelli che butti via costringendo il tuo collaboratore a sciropparsi informazioni, discorsi e aggiornamenti di cui gli frega davvero il giusto, se non lo riguardano direttamente. Col grosso rischio, inoltre, di sentirsi anche un tantino preso in giro e poco considerato, visto che non ti metti problemi riguardo a ciò che si ritrova in più sul groppone, una volta tornato al suo lavoro. E non ti meravigliare se poi anche la tua credibilità e la tua leadership dovessero iniziare a traballare. 

Senza un obiettivo chiaro, la riunione fa flop

Di base, se questo accade, è soprattutto a causa di un motivo: l'obiettivo della riunione non è chiaro.
Oppure, nella stessa riunione si concentrano troppi obiettivi (che, di solito, non ci azzeccano molto l'uno con l'altro).

Come spiego bene nel mio ebook "Organizzare e gestire una riunione", 

una riunione, per essere efficace, deve raggiungere almeno un obiettivo.

Un concetto semplice, ma non banale: questo significa, infatti, che prima di iniziare a organizzare, devi aver deciso su quale (o quali) obiettivo puntare. 
Inoltre, come ci insegna il caso citato prima dell'imprenditore di pellame, occhio a non farti tentare dalla seducente idea di perseguire più obiettivi (poco pertinenti) assieme. Questo perché è 

meglio definire un solo obiettivo per ogni riunione o, al massimo, un obiettivo principale con uno-due sotto-obiettivi. 

Usare questo accorgimento ci consente di non disperdere ore preziose di lavoro, di rimanere concentrati su ciò che ci interessa raggiungere e di chiudere l'incontro con almeno un risultato concreto in mano.

8 motivi per cui puoi aver bisogno di organizzare una riunione

Naturalmente,  una riunione può avere diversi tipi di obiettivo; di conseguenza, anche il risultato si adeguerà allo scopo per cui quell'incontro è stato organizzato.
Senza la pretesa di averli esauriti tutti, questi sono gli 8 tipi di obiettivo che approfondisco nel mio ebook: 

Decidere qualcosa o su qualcosa

In questo caso, è bene accertarsi che partecipino tutti (e soltanto) quelli che hanno voce in capitolo; chi conduce, deve prestare particolare attenzione al "momento del confronto" ed essere bravo ad "unire gli opposti" e ad evitare le "finte decisioni", ovvero scelte che non hanno seguito coi fatti perché prese senza che ci fosse un vero accordo.

Analizzare il contesto o un problema

Lo sforzo principale deve essere quello di preparare delle relazioni o dei report che permettano a tutti i partecipanti di avere un'unica chiave di lettura e interpretazione. Molto utile, in questi casi, è provare a osservare da diverse prospettive la stessa situazione per averne un quadro completo (cosa che io di solito faccio con un  modello molto semplice ed efficace).

Esplorare possibilità, trovare possibili soluzioni

Serve molto quando si vuole migliorare qualcosa (ad esempio l'organizzazione del lavoro, la comunicazione interna/esterna, l'affiatamento di un team, la produttività di un settore...). Chi tiene le redini dell'incontro è bene che sappia applicare uno schema o un metodo valido per mettere a fuoco tutti gli aspetti di una soluzione (e anche di questo parlo più in dettaglio).

Ascoltare (idee, umori...), sondare gli animi

Chi guida la riunione, in questo caso, deve aver chiara una strategia per raccogliere le opinioni di colleghi/collaboratori, facendo attenzione a far parlare gli altri e ad evitare alcune trappole insidiose, come quella di rispondere al posto loro o di far capire che c'è una risposta che preferiamo.

Non so se hai già letto l'articolo ma, ad esempio, questo è ciò che ha saputo fare molto bene coi suoi dipendenti Franco Fois, un imprenditore titolare di diversi supermercati in Sardegna. Con la sua capacità di ascolto, Fois è riuscito a tastare il terreno, gli umori del personale con accortezza e fare, poi, scelte vincenti, come quella di spostare un suo dipendente in un altro reparto che gli era più affine. Col risultato che,  in pochi mesi, le vendite di quel reparto sono aumentate del 40%!

Comunicare, informare

Far partecipi gli altri di qualcosa è uno degli obiettivi più frequenti di una riunione. Qui, il massimo dell'attenzione è da porre soprattutto al come si comunica, alle parole che si vogliono usare per informare qualcuno di qualcosa che, probabilmente, avrà un impatto sulla sua vita lavorativa.

Chiedersi prima come reagirebbero le persone nel sentire le notizie così come intendi comunicarglielo può fare la differenza per evitare che, magari, capiscano fischi per fiaschi o che si mettano di tre quarti perché risentiti.

Organizzare e pianificare

Un tipo di incontro di solito breve, operativo, con soluzioni spicciole e sintesi espositiva che, però, richiede ugualmente uno schema di lavoro ben preciso per non andare alle calende.

Celebrare un successo, dare senso a una "sconfitta", smuovere i collaboratori

Quando lo scopo è quello, in vari modi, di motivare il personale, chi deve tenere il discorso deve necessariamente curare il suo public speaking, il suo stile nel parlare in pubblico, immaginando in anticipo l'effetto che le sue parole avranno su chi ascolta. 

Vendere, promuovere, convincere

Se dobbiamo presentare e persuadere un gruppo (team di lavoro, comitati di volontari, ad esempio) ci può agevolare molto scoprire prima chi, in quel gruppo, decide o influenza le scelte di acquisto o il voto degli altri partecipanti. Anche in questo caso, le abilità di public speaking ma anche quella di osservare e decodificare l'effetto che le nostre parole hanno sui presenti, può rivelarsi vincente per andare a colpo sicuro.  

Niente rassegnazione! Anche il destino delle tue riunioni può cambiare.

Fra questi, sei riuscito a individuare quali sono gli obiettivi più frequenti nelle tue riunioni? 
Ci sono altre finalità per cui, secondo te, ci sta convocare una riunione di lavoro?  

Nella mia esperienza coi Team aziendali, posso assicurarti che la chiarezza su ciò che ci si prefigge dall'incontro non è per niente scontata; come nel caso dell'imprenditore marchigiano citato all'inizio, parecchie volte chi organizza, vuoi per abitudine, per la fretta o per la poca consapevolezza sull'argomento riunioni, dà poco peso nel mettere bene a fuoco lo scopo per cui ci si riunisce.
Una dimenticanza che, però, per bene che vada, costringe a riunioni con tempi biblici prima di arrivare al dunque o, peggio ancora, a chiudere l'incontro frustrati e con un nulla di fatto perché ci si disperde mischiando più obiettivi in un gran minestrone (che sarà pure buono e fa bene, ma non se te lo devi sorbire controvoglia quando proprio non ne senti l'esigenza).  

Se un pochino in queste scene ti ci riconosci, non gettare la spugna: considera che puoi sempre cambiare il destino delle tue riunioni ( e anche un pochino il tuo).

Di sicuro lo puoi fare già da solo iniziando a mettere in pratica gli accorgimenti di cui parlo diffusamente nel mio ebook sulle riunioni.

E magari, dare una sterzata ancora più vigorosa impratichendoti su tecniche e strategie assieme agli altri partecipanti durante la prossima data disponibile del corso su come condurre riunioni efficaci
(quest'anno siamo all'edizione nr. 15).

In ogni caso, ricorda che se questo articolo ti ha aperto gli occhi su qualcosa che, forse, non va come dovrebbe nelle tue riunioni, hai già fatto il primo passo importante per cambiare ciò che ora non funziona.