Nell'ambiente dei manager e di dirigenti e imprenditori si avverte spesso come vitale l'esigenza di demandare ai collaboratori ruoli e mansioni non prioritari, togliendosi dal groppone fardelli eccessivi. E, in molti casi, ci si iscrive a corsi sulla delega proprio per cercare di capire come riuscire a tramutare questo, che per molti è un sogno, in realtà.

Se sei responsabile di un Team di lavoro, sai bene, infatti, che disporre di tempo ed energia adeguati per occuparti delle attività strategiche proprie del tuo ruolo richiede acrobazie e sforzi importanti.  

Così come diventa spesso una chimera staccare e ricaricare le batterie godendosi anche i piaceri di una vita privata dignitosa.  

Raramente, però, quest'esigenza (non solo legittima ma addirittura doverosa per un Team leader che aspiri a crescere assieme al suo gruppo) viene soddisfatta realmente. Molte attività potenzialmente delegabili senza danni ma, anzi, capaci di portare boccate di ossigeno vitali a chi coordina, restano in capo al...capo!

Come mai? Veramente affidare ad altri compiti e responsabilità dormendo sonni tranquilli è impresa impossibile o, piuttosto, si sbaglia qualcosa nel processo di delega?  

Finché deleghi solo a livello individuale, parte del lavoro resterà sempre in capo a te

Come dicevo, i corsi sulla delega capo-collaboratore sono una delle strade più battute per capire come trasferire competenze ad un dipendente o collega. Nonostante i formatori e l'approccio siano validi, all'atto pratico, però, i risultati possono sembrare il più delle volte parziali e deludenti. 

Se anche tu hai partecipato a qualcuna di queste esperienze formative, probabilmente sai di cosa parlo. Ben presto, infatti, ci si accorge che le strategie apprese non funzionano con tutti ma, guarda caso, solo con i collaboratori già sufficientemente responsabili e motivati.

Quindi, capisco bene se ti è capitato di provare un senso di frustrazione nel riscontrare che, dopo qualche passo avanti, la situazione è andata in stallo: su 10 persone che hai nel gruppo, ti ritrovi che 3 riescono a lavorare in autonomia, coerentemente alle consegne ricevute, altri 4 aspettano che sia ogni volta tu a passargli la "pappa pronta" mentre agli ultimi 3 devi anche fare vrum vrum con l'aeroplanino per fargli prendere il boccone (senza neanche essere sicuri che non lo sputino!). 

Sappi che, se questo accade, non è nè colpa tua nè del formatore. Semplicemente, si tratta di un buon inizio, ma insufficiente a cogliere la dinamica della delega nel suo complesso. Infatti, questo schema non funzionale, che non responsabilizza e non rende proattivi completamente i collaboratori, va avanti finché il Team leader non prende coscienza dell'errore che sta a monte: 

continuare a impostare il processo di delega solo a livello individuale (one to one) anziché anche come gruppo.  

Se vuoi che il processo di delega effettivamente funzioni, permettendoti di recuperare energie preziose per il benessere dell'azienda e tuo personale, non basta trattare individualmente -in modo separato l'una dall'altra- ciascuna persona del tuo Team. 

Ciò che realmente ti aiuta a tirartene fuori è iniziare ad attribuire responsabilità e carichi specifici anche al gruppo di lavoro come insieme: devi far sì che ciascuno si senta chiamato a fare la sua parte, senza scappatoie, sostenuto ma anche spronato dalla forza e dall'esempio degli altri componenti del Team.  

Hai già provato a fare qualcosa del genere? Come ha funzionato?

Se finora non hai mai considerato di coinvolgere direttamente tutto il gruppo o se l'esperienza non è stata all'altezza delle tue aspettative, ecco qualche indicazione utile per iniziare a delegare effettivamente, consapevole che le attività affidate sono in buone mani.  

Il Team leader e la delega: vorrei e non vorrei...

Sembra strano ma, senza rendersene conto, quando si parla di delega:

molti Team leader partecipano in prima persona a creare delle regole del gioco che non funzionano. 

Detto diversamente: finiscono per boicottare proprio quegli stessi risultati per cui tanto si danno da fare col gruppo.

Te lo spiego con un esempio.
Mettiamo il caso che chi coordina un Team voglia far lavorare in modo autonomo i suoi collaboratori nella ricerca della soluzione a un problema. Cosa fa? Convoca una riunione, si mette alla lavagna e fa a tutti la fatidica domanda: che soluzioni proponete? E via con un po' di brainstorming...

Finito di trascrivere le varie idee (sperando che il brainstorming sia stato fatto bene), verosimilmente la sua domanda successiva sarà: quale, fra quelle proposte, è la soluzione migliore? Peccato che, spesso, la domanda sia retorica: l'idea migliore, infatti, è già stampata spudoratamente in faccia al Team leader, che non manca di farla trasparire fra le righe!  

Ora, secondo te, in una situazione simile, in cui si vede lontano un miglio cosa "il capo" preferisce, quale pensi sia la reazione più probabile da parte dei collaboratori? Rispondere quello che il capo vuole sentirsi dire.

Forte della conferma ricevuta (seppur più di facciata che sostanziale), il Team leader conclude l'incontro attivando all'apparenza in modo impeccabile il processo di delega: dice chi deve fare che cosa entro quando, per poi passare a verificare la corretta esecuzione nel tempo dei compiti assegnati individualmente ai diversi collaboratori.

L'aspetto curioso è che, di per sè, il processo di delega il più delle volte funziona pure: ciascun collaboratore fa la sua parte, così come richiesto, fino a risolvere quel dato problema. 

Peccato però che, così impostato, il processo di delega sia zoppo. Perché non porta a risultati duraturi. Cosa succederà, infatti, la prossima volta che ci sarà un problema da affrontare? Quei collaboratori si sentiranno chiamati in causa e sapranno attivarsi in autonomia per risolverlo? O, piuttosto, aspetteranno di ricevere nuove istruzioni dal proprio responsabile prima di agire?  

Vuoi davvero smetterla di occuparti di tutto tu? Impara a "passare la palla" al gruppo

Finché tutti sanno che ogni volta che c'è un problema da affrontare, tu organizzi una riunione, ogni volta che c'è un problema tutti aspettano che tu organizzi una riunione. 

D'altronde, finché c'è già chi pensa a tutto, perché affannarsi oltre, rischiando magari pure parole di biasimo? 

Anche qui, non ci sono colpevoli da cercare. Semplicemente,  sappi che ai collaboratori arriva questo tuo messaggio: non fare niente finché non te lo dico io.  

Ora, se vuoi fare a meno di accudire passo passo i tuoi collaboratori, puoi agire con l'obiettivo di responsabilizzarli; quindi, nell'esempio fatto prima, deve far capire loro che i problemi devono affrontarli direttamente, organizzandosi assieme, sia che tu ci sia o che non ci sia, a partire dalle riunioni.

Alle prime riunioni è meglio che tu ci vada; anziché metterti alla lavagna, però, chiedi a chi fra loro puoi passare il pennarello assieme al compito di coordinare l'incontro. Comunicando anche che quel ruolo dovranno svolgerlo tutti, a turno.

Potrebbe anche essere opportuno che tu intervenga per creare e assegnare altri ruoli e incarichi (ad esempio, chi tiene il tempo dei vari interventi?) fra le persone del Team, se questi ruoli sono funzionali per far procedere speditamente sia le riunioni che le attività da portare avanti. 

Considera inoltre che, in genere, coinvolgere e investire con fiducia nei propri collaboratori significa mettere delle basi ottime per avere intorno persone più positive e motivate, grazie alla maggior libertà d'azione di cui dispongono nello sviluppare il lavoro.

Questo è solo un piccolo esempio su come attivare un processo di delega di gruppo capace di funzionare realmente nel tempo. L'unico che ti permetterà, via via che lo applichi, di sperimentare il lusso di dedicarti ad altro in azienda o poterti addirittura assentare sapendo che, al verificarsi di certe condizioni, i tuoi collaboratori saranno perfettamente in grado di prendere coscienza della situazione, e di organizzarsi e confrontarsi fra loro per trovare le soluzioni più appropriate.