Delegare è un tema "spinoso" in azienda. In particolare, lo è per gli imprenditori.

Cosa contraddistingue e come agisce, infatti, chi è a capo di un'impresa?
Di solito, a lanciarsi in avventure imprenditoriali sono persone dotate di grande energia e di un notevole spirito di iniziativa, oltre che delle abilità per calare nel pratico le proprie idee di business. Passione e slancio, dunque, sono la molla che li porta ad avviare, da soli o con altri pochi temerari, l'attività produttiva o commerciale in cui fermamente credono. 

Ovviamente, superato lo scoglio della fase di avvio, col crescere dell'azienda cresce anche la necessità di avere dei collaboratori. E, coi collaboratori, sorge la necessità di affidare loro parte delle proprie incombenze, così da avere (giustamente) le mani libere per seguire lo sviluppo dell'organizzazione. 

E' a questo punto che il tema della delega può farsi "spinoso", dato che richiede un adeguato punto d'incontro fra due opposte esigenze: fiducia e controllo.

Per un imprenditore, infatti, delegare è come camminare su un tronco sospeso sul precipizio. Il rischio di cadere nel vuoto (cioè di sbagliare) è concreto: l'equilibrio necessario per proseguire il cammino lo si mantiene, infatti, evitando due differenti tipi di tentazioni.

Vediamole entrambe, perciò, in modo che ti sia più facile evitarle, nel caso anche tu appartenga alla audace categoria dei titolari d'azienda.

Fidarsi troppo e dimenticarsi di controllare

Hai deciso di partire con le migliori intenzioni coi collaboratori; ti muovi, quindi, di conseguenza per dare loro fiducia: spieghi con minuzia al manager o al dipendente cosa deve fare e gli "passi la palla", con la serenità di chi dà già per assodato che il compito non solo verrà eseguito, ma anche esattamente nel modo in cui tu hai chiesto.   

Tanta è la tua fiducia nei suoi confronti che non metti nemmeno in conto di verificare in itinere la corretta esecuzione del compito: lo dai per già fatto!
Il momento in cui devi verificare, arriva comunque: peccato che, quando controlli, è già troppo tardi! Con l'amaro in bocca, scopri così che ciò che ti aspettavi non è stato fatto o non come volevi tu.

Cosa fai a questo punto? Certo, puoi richiederglielo; in genere, però, la delusione te lo impedisce. Più probabilmente, arrivi a questa conclusione: di questo collaboratore o di questa collaboratrice non ci si può fidare, faccio prima a farmelo io.

Se ti ritrovi in una situazione simile, capisco bene le tue buone intenzioni: a chi, come capo, non fa piacere aver persone valide di cui fidarsi e a cui passare un po' di pesi, così da lavorare in modo più spedito e focalizzato? E chi, collaboratore o manager che sia, non sarebbe felice di meritare la fiducia del proprio superiore? 

Perciò, l'intenzione positiva che ti spinge a dare fiducia è sicuramente lodevole. Questo modo di delegare, però, non è efficace: lascia troppo al caso l'esito finale.

Mentre sarebbe più profittevole mantenere coi propri collaboratori un approccio "sleeping partner con gli occhi aperti", come ama definire il suo stile di delega Flavio Briatore. Il noto imprenditore, in un'intervista su Forbes (nr. 60-ottobre 2022) aggiunge: "Delego, ma fino a un certo punto, perché poi io so tutto di quello che succede nel mondo delle nostre attività. Faccio decine di telefonate tutti i giorni ai miei manager e so esattamente quello che succede". 

Per questo, prevedi dei momenti di check, in cui fare il punto, in modo da renderti conto sia di eventuali negligenze o incomprensioni  coi collaboratori, sia per intervenire prontamente al verificarsi di eventuali errori.

Ricorda:

la fiducia priva di controllo mette in balia della sorte l'efficacia della tua delega.  

Voler controllare sempre e comunque

Una volta affidato l'incarico, potrebbe, invece, venirti l'idea (pessima) di voler stare troppo col fiato sul collo del Responsabile o del Collaboratore a cui hai delegato, nel tentativo di fargli svolgere il compito esattamente come lo faresti tu. 

Quando si lascia poco spazio al collaboratore, "mettendo becco" su tutto ciò che fa o non fa, e su come lo fa, il controllo diventa esasperato, maniacale "fino alle virgole". In questo caso, avremo il problema opposto:

il risultato finisce per contare meno delle azioni compiute per raggiungerlo. 

E anche qui il processo di delega si inceppa, causando due ordini di problemi:

• il rapporto di fiducia capo-collaboratore va in crisi. Al delegato arriva, infatti, uno di questi due messaggi depotenzianti: "tu non sai fare" oppure "non mi fido abbastanza di te". Di conseguenza, anche il desiderio (legittimo) del collaboratore di lavorare con maggiore autonomia ne uscirà depotenziato.
  
• il tempo previsto per svolgere l'attività oggetto di delega raddoppia (come minimo). Ora, infatti, a occuparsene sono in due: imprenditore e collaboratore.
  

Certamente, dietro a quella che può apparire come una smania di controllo sterile e capricciosa, si cela, in genere, un intento apprezzabile: il desiderio dell'imprenditore di curare in modo scrupoloso le attività a cui tiene.

Ma togliere alle persone la possibilità di sbagliare significa, però, togliere loro anche la posssibilità di imparare, proprio grazie agli errori. E ugualmente avviene quando, chi lavora, non ha la possibilità di metterci del proprio e di agire in autonomia (ovviamente entro limiti ragionevoli e concordati).

4 strategie semplici per delegare efficacemente

Sono sicuro che, mentre leggi, ti stanno ripassando davanti diverse situazioni che possono riguardare te o altri tuoi colleghi. Non sono un veggente, ovviamente; mi basta l'esperienza di quasi trent'anni con imprenditori e organizzazioni per sapere dove stanno le criticità nell'esercitare e gestire correttamente la delega.

Ma, oltre a individuare facilmente le insidie, questi anni mi sono serviti per affinare le strategie con cui aiuto gli imprenditori a rendere efficace il proprio processo di delega, senza subire delusioni o altri contraccolpi.

Perciò, se stai incontrando difficoltà nel delegare, queste quattro strategie base, semplici da applicare, ti permetteranno realmente di dare fiducia, mantenendo la necessaria presenza. Sperimentandone anche solo la metà di esse con continuità - fino a farle diventare abitudini - ti scoprirai capace di affidare gli incarichi ai tuoi sottoposti nei modi e nei tempi più opportuni per portarli a termine con successo.

1. Verifica che la persona a cui vuoi delegare abbia le capacità per svolgere quella mansione o quel compito. Fallo prima ancora di affidare l'incarico, valutando se esistono le condizioni per responsabilizzare il collaboratore andando per gradi. 
2. Prevedi dei momenti di verifica (noti come "milestones" in inglese), ovvero degli stop in cui capisci come viene svolto il compito assegnato, dai istruzioni per correggere il tiro (ove necessario) oppure spronarne l'esecuzione (ove ci siano rallentamenti). Questi momenti di verifica in itinere sono fondamentali per renderti conto se e in che modo viene portata avanti l'attività che stai delegando.
3. Lascia un certo margine di autonomia affinché il collaboratore possa trovare il suo modo personale di portare avanti l'incarico (nel rispetto dei protocolli e dei risultati da ottenere). Abbandona l'idea di disporre di androidi replicanti: collaboratori che pensano come te, hanno le tue stesse capacità, fanno le cose esattamente come le faresti tu, per di più disponibili ad accettare le tue disposizioni senza battere ciglio.
   
4. Prevedi anche tempi e strategie per gestire errori, sviste, ritardi attribuibili alla persona a cui hai delegato. Considera, infatti, che a queste persone potrà capitare pure di sbagliare e che, più che pretendere la perfezione, ti porterà molti più vantaggi aiutarle a far tesoro dell'errore per maturare.    
   

Direi che c'è abbastanza "carne al fuoco" per iniziare a sperimentare i tanti benefici che un processo di delega accurato e realista  può portare al tuo lavoro a capo di un'azienda.

Concludo con una piccola riflessione sul concetto di fiducia: quella vera si costruisce dando fiducia, non col disinteresse o l'oppressione. E' un processo che va per gradi, rafforzandosi man mano che arrivano i risultati: se dai fiducia, chi la riceve è in grado di sentirla nella misura in cui le cose che vi siete detti vengono fatte e percepisce la tua presenza, discreta e rispettosa del suo lavoro.