Dopo più di 10 anni di attività come business coach, sono arrivato ad una importante conclusione: delegare è una delle competenze manageriali più critiche.
Infatti, ho conosciuto davvero poche persone in grado di attivare processi di delega vincenti in modo sistematico. Perché? 

Perché delegare, è innegabile, comporta difficoltà notevoli, sia sul piano tecnico che sul piano umano, e pone chi è più sicuro di sé e dei risultati che vuole ottenere davanti a delle sfide impegnative, specie dal punto di vista personale.

Ma, con un po' di accortezza e buona volontà, anche a delegare si può imparare.
Per questo, voglio svelarti 5 "trucchi" per avere successo nella delega; se sarai disponibile ad appropriartene e perseverante nell'applicarli ne ricaverai un premio: la possibilità di guadagnare tempo prezioso per le tue attività professionali o per la tua vita privata.

Partiamo da un dato di fatto: delegare è un’attività strategica per chiunque coordini delle persone. Se ben fatta, permette di elevare la propria produttività personale e di rendere più performante tutto il comparto o ramo aziendale di cui si ha la gestione.

Se, invece, il processo di delega non funziona, oltre a risentirne la produttività del proprio comparto o, nei casi più gravi, dell'intera azienda, si genera anche quella che io chiamo “maleducazione organizzativa”.

Quello che succede quando il livello di delega è troppo basso, infatti, è che il solito “capo” o, al limite, i soliti collaboratori, si accollano la maggior parte del carico di lavoro mentre gli altri latitano o pensano a limarsi le unghie (e non è una battuta, mi è stato riferito di dipendenti che lo hanno fatto in modo sistematico!). O, tutt'al più, si lamentano di non essere sufficientemente considerati.

Morale: produttività bassa, uno sparuto gruppo di capi e dipendenti capaci, oberati di lavoro (e stressati) e, per contro, un nutrito numero di altri collaboratori eccessivamente rilassato (e demotivato).

Forse, ti riconosci in questo poco divertente quadretto e, magari, stai anche pensando: “Parli bene tu…”. E non hai neanche tutti i torti.
Quindi, sappi che in quest'articolo desidero solo raccontarti quali sono le conclusioni alle quali personalmente sono arrivato;  a queste, ho aggiunto gli accorgimenti e le soluzioni che ho visto utilizzare dai “fortunati” clienti che, in controtendenza con l'andazzo imperante, sono stati capaci di imparare con successo ad affidare compiti e mansioni alle diverse persone del proprio team aziendale. 

Durante i corsi che tengo sui processi di delega o negli incontri individuali di Coaching, mi accorgo di quanto, in genere, nella mente dei miei clienti trovi ampio spazio e considerazione l'idea del “collaboratore modello”: su questa mitica figura spesso si investono speranze che rasentano la perfezione...se non di più!
Il che, sotto molti punti di vista, è giusto.

Considera che ognuno di noi (chi più, chi meno) impara lentamente.

Se tu chiedi a un tuo collaboratore di “passare da 0 a 100” in poco tempo e, nel mentre, non ti fai scappare l'occasione per segnalargli ogni suo errore durante il percorso, non sorprenderti poi, però, se il tuo dipendente prova fastidio e si sente a disagio riguardo al nuovo compito che gli hai affidato. Non solo: a seconda di come ti esprimi e dei modi con cui ti poni nei suoi confronti, la sua avversione potrebbe estendersi facilmente anche alla tua persona!  

Inoltre, considera che, in generale, le persone sono più propense ad impegnarsi e migliorare se hanno un'alta considerazione di sé stessi: considerazione personale che aumenta quando si pensa di "far bene" e diminuisce di fronte a ripetuti errori, o al scarso apprezzamento degli altri nei propri confronti.
Infine, tieni anche conto del fatto che è più difficile fare progressi se ci si deve concentrare -nello stesso momento- su molti aspetti nuovi del proprio lavoro.

Dunque, cosa conviene fare per evitare di ritrovarsi collaboratori frustrati e con l'autostima sotto i tacchi?
Segnala pochissimi errori per volta (due o tre, non di più) e focalizzati sul miglioramento più veloce e sostenibile che il tuo collaboratore può raggiungere. Una volta conseguito questo primo avanzamento, sarà poi più semplice concentrarsi sul "passo successivo".
Un approccio morbido, fiducioso e tollerante che, è il mio consiglio, ti potrà tornare molto utile se vuoi avere dipendenti più carichi, motivati e, soprattutto, più propensi ad imparare.

Ciascuno di noi, per imparare, deve prima o poi confrontarsi con i problemi ed affrontare il rischio di prendere decisioni commisurate alle sue mansioni.

Se delinei con precisione certosina l'obiettivo da raggiungere (standard di qualità compresi), come bisogna raggiungerlo, con quali atteggiamenti e comportamenti, chi collabora con te viene privato della discrezionalità di agire. E questo, alla lunga, deresponsabilizza (oltre a essere demotivante). 

Quindi, fissa solo i punti imprescindibili (ad esempio, descrivi con precisione il risultato che si deve ottenere) e lascia libero il tuo collaboratore di gestire in autonomia gli elementi secondari relativi all'attività da svolgere. Questo, ovviamente, a meno che non sia lui stesso a chiederti di essere istruito passo passo. 

Chi sente di saper fare è stimolato a fare ancora di più: tienilo bene a mente, perché questo è uno dei principi cardine della motivazione e dell'apprendimento.

Perciò, ogni volta che ravvisi un miglioramento nel modo in cui il tuo collaboratore svolge il lavoro assegnato, riconoscilo esplicitamente davanti a lui/lei.  
In questo modo, creerai un terreno favorevole per stimolare l'impegno dei tuoi dipendenti, rendendoli più propensi ad affrontare ulteriori sfide.

Se hai esperienza nella delega, ti sarai già accorto che i tuoi collaboratori non sempre sono capaci di rispettare gli standard di qualità da te richiesti.

Alcuni di questi standard vanno assolutamente rispettati, questo è indiscutibile. Ma in molti altri casi, questi modelli operativi ideali  possono probabilmente passare in secondo piano senza ripercussioni particolari sui risultati aziendali.
Questo, soprattutto, se rispettarli significa accollarti il peso di fare tutto tu, oppure rimanere con pochissimi dipendenti (solo quelli più capaci e ben pagati) ma con una mole immensa di cose da fare.

Quindi, definisci cosa deve assolutamente essere perfetto -e dove, quindi, non si transige- e su cosa si può, invece, "chiudere un occhio": risparmierai molta fatica e, soprattutto, molto stress.

Avrei voluto dirti che ho degli strumenti magici capaci di modificare con uno schiocco di dita ciò che ti crea problemi coi tuoi dipendenti...

Avrei voluto dirti che la Programmazione neuro linguistica o il Coaching possono essere questi strumenti  per cambiare radicalmente i tuoi dipendenti (quegli stessi che non sei riuscito a cambiare in anni di "convivenza")....

Avrei voluto dirti che puoi continuare a pretendere sempre e comunque il massimo, con quegli stessi collaboratori che il massimo non lo realizzano perché il loro massimo è diverso dal tuo...

Avrei voluto dirti che la colpa è dei tuoi collaboratori e che quindi l'unica è sostituirli...
Ma in quest'ultimo caso, avrei dovuto suggerirti di selezionarli con molta attenzione e, possibilmente, facendoti aiutare da esperti che si basino non sulla sensazione del momento ma su valutazioni psico-attitudinali... (senza, peraltro, avere comunque una sicurezza matematica) .
In realtà, comunque, affidarti a degli esperti riduce al minimo il margine di errore nella selezione del personale.

In realtà, però, mentirei se omettessi di dirti che, prima di tutto il resto, il vero cambiamento è il tuo.
Infatti...

la delega è un processo di adattamento reciproco.

Ovvero: se vuoi che i tuoi dipendenti si adattino un po' di più a te, anche tu ti devi prima adattare un po' di più a loro. Solo allora, con questo approccio, saprai usare a tuo vantaggio la Pnl, il Coaching e gli altri strumenti della formazione per far partire da te questo cambiamento. 

Non bacchette magiche, perciò, ma strumenti concreti da applicare che ti consentiranno, però, di capitalizzare in azienda tutto il tornaconto della delega, circondandoti di collaboratori più responsabili e disponibili, a loro volta, ad adattarsi a te.