In un'azienda, le riunioni sono una delle leve fondamentali per mantenere il gruppo unito e focalizzato a lavorare assieme per gli stessi obiettivi.

Per questo, uno degli errori che un Team Leader dovrebbe davvero evitare è non organizzarle quando servono o, al contrario, farle male.

Cosa comporta, infatti, trascurare di pianificare correttamente un proprio sistema di riunioni?

Qui ti indico quelle che, nella mia esperienza dentro le aziende, sono le conseguenze principali a cui può andare incontro un Responsabile e il suo Team di lavoro quando non dà il giusto peso a questi incontri cruciali di condivisione e confronto.

Cosa significa e cosa costa non fare riunioni

Ci sono dei momenti in cui un gruppo ha necessità di parlare di sè come gruppo e di affrontare questioni che richiedono di essere affrontate assieme. Le riunioni sono il mezzo per organizzare e vivere assieme questi momenti. 

Potrebbe sembrarti strano ma esistono ancora oggi parecchi Team, però, in cui di riunirsi assieme con queste finalità non se ne ravvisa il senso. Sono Team in cui la riunione è vista più come una perdita di tempo che toglie spazio all'operatività piuttosto che come occasione per indirizzare con maggior chiarezza il proprio lavoro. 

Se nell'immediato può sembrare di essersi portati avanti con le attività, nel tempo non fare riunioni porta facilmente a dover fare i conti con una o più di queste situazioni, però:

• I problemi si trascinano più a lungo.
  A causa del mancato confronto, le criticità che riguardano più settori emergono più tardi e, di conseguenza, vengono anche affrontate e risolte più tardi. Nel breve periodo, infatti, è più facile che, fra i vari settori, prevalga il gioco dello scaricabarile dato che nessun reparto ha una consapevolezza completa del problema.
  
• Ci si accorge troppo tardi del clima pesante.
  Se il clima lavorativo è tossico, in assenza di riunioni, non è per nulla facile accorgersene. Manca, infatti, il momento idoneo a far trasparire e chiarire le incomprensioni e i conflitti che minano la serenità nelle relazioni fra i collaboratori. In genere, perciò, di questo ambiente lavorativo malsano ci si accorge quando è davvero tardi recuperare o, comunque, è più difficile.
  
• C'è meno consapevolezza sui risultati.
  Non incontrandosi per parlarne, il gruppo è molto meno al corrente sui risultati aziendali che si stanno o non stanno raggiungendo.  Sovente, inoltre, non essere aggiornati sugli obiettivi raggiunti e da raggiungere porta i collaboratori a perdere più facilmente il senso di ciò che si fa, facendo calare anche la loro motivazione.
  
• Prevale l'approccio individuale anziché quello di squadra.
  Non fare riunioni significa anche non abituare le persone a ragionare come gruppo ma sempre e soltanto come individui.  In un ambiente lavorativo che non favorisce la logica di squadra,  diventa molto facile che si creino gli "orticelli" dove ogni collaboratore pensa al suo in maniera separata dagli altri.
  
• Si lavora in modo scoordinato.
  Un aspetto importante della riunione è creare allineamento fra le persone dello stesso Team. Se quest'occasione non c'è, è evidente, perciò, che i collaboratori lavorano in modo meno fluido e coordinato fra loro, proprio a causa di questo disallineamento.
  

Cosa significa e cosa costa far male le riunioni

Viceversa, ci sono organizzazioni in cui le riunioni non solo non mancano, ma addirittura abbondano. Fare riunioni quando non realmente necessarie è sicuramente un dispendio.

Ma lo è altrettanto organizzare riunioni inefficaci, non capaci cioè di portare risultati concreti a fine incontro. Le riunioni fatte male pesano ugualmente tanto, infatti, sul conto economico e sul clima lavorativo del Team.

Queste sono le ripercussioni più frequenti che un'azienda può subire proprio a causa delle riunioni organizzate male e gestite peggio: 

• Cala la motivazione.
  In una riunione improduttiva spesso e volentieri le persone presenti finiscono per ritrovarsi a parlare di niente, al seguito di un Team Leader che fa tutto da solo. Naturalmente, chi non si sente coinvolto, finisce ben presto per perdere stimoli e motivazione.  
  
• Il coinvolgimento è scarso.
  Il modo di condurre l'incontro è essenziale per creare interesse e partecipazione attiva fra le persone presenti. Una riunione inefficace non riesce in questo scopo, però. Coinvolgere, ascoltare, gestire gli interventi e fare sintesi sono competenze essenziali, invece, per evitare che nel gruppo prevalga il disinteresse.
  
• Viene meno la concretezza.
  Capita diverse volte che non si dia corso alle decisioni prese durante la riunione. Se alle parole dette non seguono i fatti, nei partecipanti matura la convinzione di aver discusso e lavorato senza addivenire a nessun risultato concreto. E naturalmente, alle riunioni successive, calerà anche la loro disponibilità a impegnarsi realmente.
  
• Cala la fiducia reciproca.
  Una riunione inefficace, spesso, è anche una riunione fasulla. In molti casi, infatti, le riunioni vengono percepite come finte, prive di senso: si fa finta di chiedere il parere di tutti ma, in realtà, i giochi son già fatti. Con un approccio di questo tipo, è chiaro che ciascuno tende a fidarsi poco dell'altro; viene meno perciò la fiducia reciproca, sia col Team Leader che anche fra gli stessi partecipanti.  
  
• Cala la produttività.
  Un altro modello di riunione improduttiva si verifica quando le persone si incontrano per teorizzare o ripetere costantemente le stesse cose o per vedersi in modo fine a sè stesso. Come ha detto un imprenditore mio cliente, "si fanno le riunioni per non lavorare". In questi casi, infatti, la sensazione è che le riunioni diventino un pretesto per parlare in modo generico dei problemi senza affrontarli. Una vera e propria "fuga nella riunione", insomma, che naturalmente non può che portare anche a un calo del rendimento lavorativo!
  

Ovviamente, non fare riunioni o farle in modo improvvisato potrebbe incidere anche in altri modi sullo "stato di salute" di un gruppo aziendale. 

Gli "effetti collaterali" elencati in questo articolo dovrebbero, comunque, essere già sufficienti per farti evitare di prenderle sottogamba, qualora tu avessi ancora dubbi sul ruolo strategico che le riunioni hanno per fare progressi costanti col proprio Team. 

Se, invece, sei già nella fase in cui senti la necessità di imparare a muoverti con efficacia e attenzione "nel fiume che scorre fra le due sponde, del non fare riunioni o farle male", TEAM IN 3 PASSI Coach Training è un format particolarmente adatto ai Team Leader che vogliono creare un sistema di riunioni a prova di bomba. In tal caso, ti invito a prenderlo in considerazione e a contattarmi per avere più informazioni sul percorso.