Uno dei rischi più frequenti durante una riunione sono le divagazioni.
Una parola o un cenno ad un argomento “fresco” o “spinoso” e il gruppo di lavoro si ritrova a parlare di tutto, tranne che di quello di cui si dovrebbe parlare.

Il risultato è che il tema della discussione non viene affrontato in modo esaustivo o, addirittura, non viene portato a termine.

Perciò, durante una riunione, la bravura di chi la conduce è proprio quella di ricondurre il gruppo dei partecipanti ai punti all’ordine del giorno.

Molti conduttori si perdono dietro agli interventi dei diversi partecipanti.
Questo accade quando chi conduce si sente in dovere di rispondere subito a dubbi, domande, input che arrivano da quelle persone presenti troppo ansiose di ottenere subito una risposta perché incapaci di aspettare il momento opportuno. 

Ma, se questo incalzare è ammesso per i partecipanti, per il conduttore queste sollecitazioni fuori tempo e luogo rappresentano la cartina di tornasole sul suo modo di condurre una riunione.

Infatti, se cede agli stimoli dei partecipanti e si butta dentro la contingenza, perde di vista uno dei principali obiettivi della riunione: la possibilità di pianificare.
E, in più, fa capire ai partecipanti che possono parlare di tutto quello che vogliono, e approfittare o, addirittura, abusare della pazienza degli altri.

Ciò che disturba una riunione si argina con una costante presenza

Come affrontare, perciò, l’intervento fuori luogo e destabilizzante (anche in buona fede) di un partecipante?
In questi momenti, chi coordina l’incontro deve poter fare ricorso a una delle principali competenze necessarie per una efficace gestione delle riunioni: la presenza.

Essere presenti significa avere la consapevolezza di capire cosa sta succedendo: dinamiche di gruppo, ruoli dominanti, filo conduttore rispetto ai contenuti, livello di energia nel gruppo di lavoro…

Capire cosa sta succedendo, capire se è necessario intervenire, e farlo.

Il rischio di questi interventi di disturbo, infatti, è quello di disaggregare le energie del gruppo, togliere chiarezza sugli obiettivi dell’incontro e sul suo stato di avanzamento.

Il logorroico prende la parola e... non la lascia più!

Fra i diversi, possibili “ruoli di disturbo” in una riunione (sono ben 12 quelli che ho individuato nel mio e-book “Organizzare e gestire una riunione”), oggi voglio parlarti di come arginare i tempi lunghi e la mania di protagonismo di una persona logorroica.

Forse anche a te è capitato di averne incontrato qualcuno durante le tue riunioni.
Vediamo, pertanto, in che modo un logorroico può crearci disagio quando prende la parola durante l’incontro.

Il logorroico tiene la parola il più a lungo possibile. Non ha finalità particolari, semplicemente ha bisogno di attenzione e la cerca occupando tutto lo spazio e il tempo possibile.

Sovente, il logorroico vuole anche sentirsi protagonista. Per questo, ogni volta che può, trova il modo di parlare di sé, dei suoi successi o insuccessi, delle sue qualità, dei suoi problemi, con il relatore o con il conduttore della riunione.

Se il coordinatore della riunione gli dà troppo spazio, tutti gli altri membri del gruppo di lavoro possono sentirsi esclusi e, quindi, legittimati a distrarsi.

Cosa può fare, quindi, chi conduce l’incontro per porre un freno ai pericolosi e demotivanti cali d’attenzione a cui il logorroico espone il gruppo dei partecipanti coi suoi lunghi discorsi, spesso incentrati su di sé?

5 buone strategie per mettere uno stop a chi monopolizza l'incontro

?A mio avviso, chi guida la riunione ha dalla sua almeno cinque strategie efficaci per contrastare con garbo e autorevolezza un partecipante troppo prolisso e vanesio.
Infatti, il coordinatore potrebbe:

• Rimandare l'intervento ad un momento successivo (“Molto interessante, ne parliamo dopo, durante la pausa, a pranzo, ecc.”)
• Far presente che ognuno ha diritto allo stesso spazio e agli stessi tempi degli altri e, di conseguenza, chiedere di contenere l’intervento (ad esempio, invitandolo a concludere con un “…Quindi?”)
• Stoppare con fermezza la sua eccessiva loquacità con un “Benissimo, andiamo avanti…”
• Chiedere agli altri partecipanti il permesso per far concludere l’intervento al loro collega; nel caso in cui il gruppo non sia d’accordo, il loro collega deve perciò smettere di parlare.
• Congratularsi (eventualmente sia il caso) per quanto detto dal logorroico, senza dargli però altro spazio ulteriore.

Potrei continuare raccontandoti ancora di altri accorgimenti utili per gestire le dinamiche che possono innescarsi durante un incontro di lavoro ma preferisco, per ora, fermarmi qui.
Sai, non vorrei ritrovarmi di colpo anch'io fra i...prolissi!