In quali occasioni è più facile che un Team Leader possa fare un passo falso?
Dentro un'organizzazione, le riunioni sono uno dei punti in cui più di frequente è possibile darsi la zappa sui piedi, perdendo di vista gli obiettivi aziendali.

Sostanzialmente, infatti, in azienda, intorno alla parola chiave riunione, ruotano due errori frequenti: non farle o farle male. 

Ora, a meno che un Team Leader non decida di gestire i propri collaboratori in base al noto e dispotico principio del "divide et impera", seminando divisione e conflitti per trarre da questo il proprio potere, costruire una squadra affiatata, capace di lavorare per lo stesso obiettivo, resta la strategia valida su cui puntare.

Ovviamente, è difficile pensare di lavorare assieme in modo focalizzato senza avere dei momenti in cui confrontarsi e ragionare in gruppo su obiettivi e strategie. E' difficile perché, per ottenere risultati, le riunioni servono eccome. Infatti:

le riunioni sono la leva principale per creare e mantenere coeso il gruppo. 

A patto però che ci sia la disponibilità a farle in modo corretto e coerente con la direzione in cui si vuole andare. Al contrario, non farle o farle male comporta costi importanti a livello di Team e di risultati aziendali.  

Riunioni sì, riunioni no: di cosa, dunque, dovresti preoccuparti se hai la responsabilità di un gruppo?

Prima di rispondere, voglio raccontarti questo caso aziendale su cui ho lavorato come Coach; lo ritengo utile, infatti, per farti capire nel concreto quale può essere il valore e l'impatto derivante dall'essere in grado di fare buone riunioni. 

Le riunioni servono? A questa azienda, pure tanto! 

Uscito da poco da un periodo di crisi, un imprenditore mi contatta perché si rende conto di aver bisogno di un supporto per chiarirsi le idee e capire come far decollare in modo deciso la sua attività. 

Intervistando i suoi collaboratori, scopro che il "Fattore X" che ha permesso a quest'azienda di lasciarsi alle spalle anni difficili è stato proprio lo spirito di squadra con cui hanno affrontato i problemi.

L'imprenditore matura perciò la decisione di investire per rafforzare il suo Team, punto di forza che si è rivelato determinante per farli stare a galla, nonostante le instabilità del mercato e alcune loro lacune organizzative.  

Lavorando assieme a lui col Coaching, il mio cliente decide di portare avanti alcune azioni utili appunto a migliorare il livello di coinvolgimento e coesione dei suoi collaboratori. Nello specifico: 

1. Creare un sistema premiante che incentivi all'essere gruppo
2. Sviluppare un sistema di riunioni aziendali che permetta a tutto il personale di conoscere, passo passo, quanto ci si avvicina o allontana periodicamente dagli obiettivi fissati
   

Fatti pochi incontri, l'imprenditore si rende ben presto conto che una sua prima necessità è proprio quella di migliorare personalmente il suo modo di gestire le riunioni, così da poter essere più efficace nel responsabilizzare e rendere partecipi i suoi dipendenti.  

A questo provvede partecipando al corso "Organizzare e gestire una riunione". Corso che, a distanza di poco tempo, seguono anche i suoi Responsabili di settore, affinché anche loro abbiano strumenti efficaci per condurre in modo produttivo le riunioni che gli stessi organizzano coi propri sottogruppi di collaboratori.

Chiaramente, non basta qualche ora di corso per diventare esperti in riunioni impeccabili! Ma le basi acquisite in aula, l'allenamento nell'applicare, incontro dopo incontro (anche col supporto dell'ebook operativo sulle riunioni), e i feedback ricevuti dopo ogni mia attività di Supervisione hanno portato tutti, sia il titolare dell'azienda che i Team Leader, a maturare man mano la capacità di pianificare, condurre e trarre il meglio da ogni incontro di gruppo.  

Tanto che proprio le riunioni -svolte al momento opportuno e gestite efficacemente- sono state uno dei fattori chiave che ha permesso a quest'azienda di uscire non solo indenne, ma anche di consolidare la sua fetta di mercato, nonostante lo tsunami causato dalla pandemia Covid. 

Una criticità di fronte alla quale, infatti, questo Team ha saputo reagire con lucidità, affiatamento e intraprendenza sia a livello di squadra (sfociato anche, in pieno lockdown, nella richiesta di un upgrade del corso sulle riunioni online!) che di nuovi format e strategie di vendita.

Di cosa devi preoccuparti per fare ottime riunioni

Perciò, tornando a cosa puoi fare tu, come Responsabile dell'azienda o di gruppi di lavoro, per far diventare le riunioni un alleato strategico per il successo della tua attività, ecco alcuni punti di cui tenere conto.

Accertati, anzitutto, di avere un sistema di riunioni coerente con la vostra cultura aziendale. Questo vuol dire verificare che ci sia corrispondenza fra il modo di organizzare e condurre le riunioni e lo stile di gestione interno. 

Per intenderci, non puoi pensare di progettare delle riunioni molto aperte, in cui tutti si confrontano alla pari, se la vostra organizzazione, però, funziona rispettando in modo rigoroso una precisa gerarchia di ruoli. La discrepanza fra i due stili di relazione sarebbe eccessiva e potrebbe facilmente ostacolare il raggiungimento delle finalità per cui ci si incontra e si lavora assieme.  

Preoccupati anche di non fare riunioni quando non servono. Diverse delle riunioni che si svolgono nelle aziende, infatti, non sono realmente necessarie e si traducono in una perdita di tempo e di denaro. Per questo, è importante che chi organizza affini la sua capacità di comprendere quando è opportuno o meno riunirsi. 

E, di conseguenza, ricordati di pianificare la riunione quando, invece, sai che è necessario.

Indispensabile, inoltre, prima della riunione, dedicare del tempo per preparare la scaletta dell'incontro in funzione dell'obiettivo che intendi ottenere e dello stato del Team che deve partecipare. 

E naturalmente, occupati di migliorare costantemente lo stile  e le modalità con cui gestisci gli incontri. A questo scopo, è molto utile fermarsi a valutare e appuntare, a fine riunione, cosa è stato fatto bene e cosa, invece, è da perfezionare nelle riunioni successive. 

Sicuramente, con questi accorgimenti, ti sarà più semplice mantenere il focus corretto per far fruttare al meglio le vostre riunioni, trasformando ogni incontro in un momento cruciale per remare insieme nella stessa direzione.