Non molto tempo fa, mentre stavo presentando il mio metodo TEAM IN 3 PASSI a un imprenditore con cui avevo già lavorato in passato, ci siamo soffermati, a un certo punto, nell'approfondire le fasi di sviluppo tipiche di un Team.

Giunti a parlare della fase di performing (una specie di "periodo di grazia" in cui, dopo scossoni e aggiustamenti, tutto nel gruppo inizia a girare a meraviglia, fino a diventare stabile e proficua routine), quest'imprenditore ha avuto un sobbalzo. La situazione che gli stavo descrivendo, inclusi gli aspetti a cui il Team Leader deve prestare attenzione per evitare che le dinamiche gli sfuggano di mano proprio nella fase più performante, lo aveva colpito particolarmente.

In un attimo, infatti, aveva preso consapevolezza che si stava parlando proprio di lui e delle difficoltà che stava vivendo uno dei suo Team di lavoro. 

Ha iniziato così a raccontarmi che, tempo prima, si era complimentato con un suo reparto vendita per le ottime performance che quel gruppo di collaboratori stava ottenendo. Insomma, un gruppo e risultati di cui andar fieri.

Passati un po' di mesi, però,  la situazione era completamente cambiata: le vendite di quel reparto erano diminuite visibilmente e il modo di lavorare degli addetti non era più incisivo ed efficace. Sembrava che avessero perso smalto, non vedeva più lo stesso entusiasmo e la stessa grinta di un tempo. Un peggioramento nelle prestazioni e nel clima di lavoro a cui, fino a quel momento, non aveva saputo dare una spiegazione.  

Fino a che, mentre mi ascoltava, non aveva capito cosa era successo: semplicemente, le persone che lavoravano in quel reparto avevano iniziato a crogiolarsi sui risultati ottenuti, smettendo pian piano di darsi da fare per mantenere e migliorare il livello di vendite. In sintesi: erano scivolati nella routine (nell'accezione meno positiva del termine). 

Come titolare, ha anche capito che il suo errore era stato quello di essere rimasto troppo assente, anziché intervenire per spronarli, fornendo loro nuovi stimoli.  

In che modo nel gruppo la routine, da utile, diventa tossica

Come si crea e come funziona l'effetto routine? 

La Treccani così lo definisce, nel significato che a noi interessa:

Modo, ritmo di vita e di attività che si ripete giorno per giorno, sostanzialmente immutato, con senso di monotonia

Tutto si ripete e scorre uguale a sé stesso, sempre la stessa minestra. Nessuno spazio, quindi, per proporre, reagire e fare diversamente.

Applicando questo concetto al gruppo, normalmente tutto inizia quando i collaboratori trovano la quadra per lavorare assieme in modo fluido e soddisfacente.  Generalmente, questo accade quando il gruppo scopre ed inizia ad applicare i "trucchi" per performare come Team. Degli escamotages, insomma, grazie ai quali comprende come collaborare positivamente, migliorare le sue prestazioni e ottenere i risultati che si è posto. 

Una volta compreso che quel modo di lavorare è efficace, si innesca un meccanismo che porta a standardizzare il processo fino a che, dopo un po', non diventa abitudine. Una routine, cioè. 

E' a questo punto di massima perfezione e stabilità operativa che può facilmente insinuarsi il germe dell'insuccesso. Infatti, una volta che si entra completamente nel flusso della routine, parte dell'attenzione, della capacità percettiva e anche creativa si affievolisce.

E' come se si fosse presenti solo parzialmente, mentre un'altra parte di sé viene messa in stand by. Inizialmente, questo si giustifica col fatto che l'equilibrio e la fluidità lavorative acquisite consentono di gestire con padronanza le attività.  

Nel tempo, questo coinvolgimento a metà presenta però il conto: col diminuire del pensiero critico e di una percezione vigile e curiosa della realtà, le persone diventano meno reattive e proattive. 

In definitiva: arrivano meno stimoli, cala la tensione positiva e il gruppo si adagia; inevitabilmente, questo si riflette, nel tempo, in un peggioramento delle performance e dei risultati.  

Ora, anche tu sai bene che quando chi è responsabile di un Team (che sia imprenditore, manager o coordinatore) deve intervenire per raddrizzare una situazione dopo che è ormai precipitata, le soluzioni sono spesso dolorose, sia per l'azienda che per i collaboratori. Sanzioni, licenziamenti, cambi di ruolo indesiderati, sgridate e discussioni accese sono fra le misure più frequenti con cui si agisce, in modo drastico, per tagliare i rami secchi, senza troppe cortesie.

Per non adagiarsi, ai tuoi collaboratori servono nuovi stimoli

C'è qualcosa di alternativo che un Team Leader può fare per far durare a lungo la produttiva fase del Performing, una volta che il gruppo ha raggiunto un livello di motivazione e di prestazioni soddisfacenti?

Come spiego meglio nel mio ebook Le 5 fasi di sviluppo di un Team, per evitare di avere picchi in basso, certamente la soluzione non è smettere di fare i complimenti e di celebrare i buoni risultati che il gruppo raggiunge.

Continui, perciò, a riconoscere i meriti e complimentarti con loro perché sai bene che il tuo apprezzamento sincero porta motivazione e stimoli ai collaboratori. Piuttosto, dato che sai anche che, prima o poi, la routine si trasformerà da utile a tossica, ti prepari a farli andare oltre la c.d. "comfort zone", osservando, con debito distacco, il funzionamento del gruppo. 

E' proprio questa osservazione vigile ma, allo stesso tempo, non invadente che ti permette, ai primi segnali di stanca, di intervenire con prontezza per offrire nuovi stimoli ai tuoi collaboratori.  

Quali possono essere questi stimoli? Qui te ne indico alcuni, a titolo di esempio:

• Corsi di formazione su nuove tematiche in via di sviluppo nel settore in cui la tua azienda opera, utili per portare nuove idee e possibilità anche dentro al vostro gruppo
  
• Revisione dei processi di lavoro nel caso in cui si percepisca che ci sono cambiamenti in corso che stanno andando a impattare sull'iter consolidato dentro cui si muovono i collaboratori  
  
• Colloqui individuali per verificare la motivazione attuale di ciascun collaboratore, a cui può seguire un'eventuale valutazione sull'opportunità di spostamenti o cambiamenti di ruolo. Considera che questo tipo di attenzione è già di per sè un'azione motivante, anche quando non sfocia in un cambiamento organizzativo: ciascun collaboratore, infatti, trae beneficio e accresce la sua voglia di impegnarsi semplicemente per il fatto di sentirsi considerato.  
  

Il tempo dell'osservazione è anche tempo di semina per nuovi sogni assieme

In che fase si trova il tuo Team? Se nel tuo gruppo di lavoro tutto sta iniziando a funzionare bene, le persone si capiscono fra loro e sono organizzate per collaborare e far diventare concreti gli obiettivi che vi siete dati, quasi certamente siete entrati nella fruttuosa fase del Performing. 

Sono io innazitutto, perciò, a complimentarmi con te per quest'importante step che avete raggiunto, che vi permette di raccogliere i frutti degli sforzi che sicuramente avete fatto per evolvere e migliorare come gruppo.

Come ho cercato di spiegare col caso dell'imprenditore mio cliente, però, tieni a mente che ogni tanto al Team Leader serve astrarsi, tirarsi fuori dal flusso operativo e prendersi il tempo per osservare le dinamiche che vive il gruppo in modo distaccato. Uno stacco salutare per mantenere attivo lo spirito critico e avere così sempre il polso della situazione, senza scivolare in schemi di lavoro ripetitivi e monotoni, in cui creatività ed elasticità diventano un lontano ricordo.  

Come farlo? Sicuramente, il Team Coaching è uno degli strumenti più pratici ed efficaci per sviluppare in modo strutturato le abilità necessarie all'osservazione del gruppo. 

Per chi, invece, per ora preferisce fare da sè, senza il supporto di un Coach professionista, è importante prevedere e attivare dei momenti di confronto fra Team leader e collaboratori anche su temi che esulino dalla contingenza. Incontri che diventano occasione di riflessione e di spinta a sognare insieme, in cui darsi il permesso di immaginare obiettivi nuovi e vantaggiosi per tutti, per cui valga la pena impegnarsi.