Se vuoi esercitare potere (e non dominio), le riunioni rappresentano uno splendido momento per ascoltare e fare allineare tra loro i membri di un gruppo di lavoro. Lo spiego prendendo spunto dall'autobiografia di un leader indiscusso dei nostri tempi: Nelson Mandela.

Ancora bambino, dopo la morte del padre, Mandela venne “adottato” dal reggente del popolo Thembu Jongintaba Dalindyebo che, per riconoscenza nei confronti della sua famiglia, si era offerto di fargli da tutore. Da lui, Mandela apprese i primi rudimenti sulla leadership.

Infatti, gli studi del piccolo Mandela sull'arte di guidare le persone e i popoli cominciarono proprio con l’osservazione del reggente e della sua corte, durante le riunioni tribali.

Quelle riunioni venivano indette quando era necessario discutere questioni di importanza nazionale (del Thembuland) come la siccità, la selezione del bestiame, le politiche o le leggi governative. Tutti gli appartenenti al popolo Thembu potevano partecipare alle riunioni; gli ospiti si riunivano nel cortile di fronte alla casa del reggente.

Come prima cosa, Jongintaba:

• ringraziava i presenti per essere venuti
• chiariva perché la riunione era stata indetta 

Da formatore, l'aspetto più interessante era ciò che avveniva subito dopo: il reggente lasciava la parola agli altri, fino al termine della riunione.
Queste riunioni duravano parecchie ore e tutti erano liberi di esprimersi, anche se in base ad una gerarchia che "pesava" l'importanza sociale dei diversi "relatori".

“Notavo che alcuni degli intervenuti divagavano senza venire mai al punto; e che altri affrontavano direttamente l’argomento o presentavano una serie di argomentazioni in modo convincente e stringato. Vedevo che alcuni degli oratori usavano l’emozione e il linguaggio drammatico come tecnica per smuovere il pubblico, mentre altri adottavano un tono sobrio e pacato disdegnando di far leva sull’emotività.
Sulle prime fui stupito dalla veemenza – e dal candore – con cui la gente criticava il reggente. Questi non era affatto al di sopra della critica; in realtà ne era spesso l’oggetto principale. Ma indipendentemente dalla consistenza dell’accusa, il reggente ascoltava soltanto, senza difendersi e senza mostrare la minima emozione.”, descrive Mandela nel suo libro.

L’obiettivo delle riunioni era quello di raggiungere un accordo, possibilmente all’unanimità.

“Le riunioni" racconta Mandela "continuavano fino a che non si creava un’intesa. O si finiva con l’accordo unanime, o si continuava. L’unanimità si poteva trovare tuttavia nel concordare che si era in disaccordo, che si doveva attendere un momento più propizio per proporre una soluzione.”.

Alla base di questo tipo di riunioni, c'era uno stile di leadership democratico: ascoltare l'opinione di tutti ed essere d'accordo sulle scelte da fare era importante sia per il reggente che per il popolo.

Durante la riunione, il compito del moderatore (nello specifico, del reggente) era fare sintesi. Riassumere, cioè, le diverse posizioni e farle convergere.

Anche se spesso questi incontri duravano fino a tarda sera, il leader non si imponeva ma, anzi, traeva le conclusioni che derivavano dagli interventi di tutti e, in mancanza di un accordo, indiceva un nuovo incontro.

“Nelle mie successive funzioni di leader ho sempre applicato i principi che vidi applicati per la prima volta dal reggente. Nelle discussioni ho sempre cercato di ascoltare quel che una persona aveva da dire prima di azzardare il mio parere. Ancora oggi, spesso, la mia opinione rappresenta semplicemente la somma di ciò che è emerso nel corso della discussione.

Ricordo sempre il detto del reggente: un capo, sosteneva, è come un pastore: sta dietro al gregge e fa in modo che le pecore vadano avanti, così che le altre siano stimolate a seguirle, senza rendersi conto che per tutto il tempo c’è alle spalle qualcuno che le guida“.

Come si può facilmente dedurre da queste parole, Mandela ha imparato molto dal suo tutor e, in particolare, la pazienza necessaria per condurre incontri che possono sembrare interminabili e la capacità di ascoltare, competenze indispensabili per un buon leader.

Mentre scrivevo questo articolo, mi sono chiesto: "Queste regole sono applicabili al 100% in azienda?"

Onestamente: non credo che queste "regole" si possano applicare completamente alle riunioni di una piccola azienda oppure di un ente pubblico.

Ad esempio, chi gestisce la riunione in azienda non dovrebbe lasciar parlare tutti per quanto vorrebbero ma fissare un tempo limite per ogni intervento, responsabilizzando in questo modo chi tende ad essere prolisso e a divagare o comunque, costringere ad andare al sodo facendo domande.

Questo per non abusare del tempo e della pazienza di tutti, che al giorno d'oggi sono sempre di più una merce rara.

Ma uno dei messaggi principali lasciato da Mandela sulla gestione della riunione è, soprattutto, l'orientamento all'ascolto e alla sintesi (nel senso di convergenza e non di riassunto) di cui si dovrebbe far carico chi detiene la leadership di un'azienda, di un settore o di un gruppo di lavoro.