Ti sei mai chiesto come mai, in certe riunioni, chi partecipa sta in silenzio senza dire apertamente ciò che pensa?

Non intervenire e prendere posizione penalizza il risultato della riunione, specie quando, invece, essa ha lo scopo di far emergere punti di vista differenti e aspetti poco conosciuti del problema o dell'argomento all'ordine del giorno.
Quand'è e perché questo accade? 

Sono tre le ragioni principali che inducono i partecipanti a starsene zitti senza intervenire; infatti, è una situazione che si verifica soprattutto quando chi conduce l'incontro:

• fa domande a risposta scontata
• fa domande a risposta chiusa
• interrompe troppo presto chi ha preso la parola  

Una situazione  che ho potuto osservare bene proprio durante un intervento di Team coaching svolto con il gruppo di lavoro di un imprenditore mio cliente.
Infatti, a un certo punto del percorso, l'imprenditore si lamenta con me del fatto che i suoi collaboratori sono per lo più passivi e partecipano poco attivamente alle riunioni a cui sono chiamati a prendere parte. 

Di comune accordo con l'imprenditore, decidiamo quindi che, in occasione della riunione successiva, sarei stato presente per osservare da vicino i comportamenti del gruppo, in modo da comprenderne meglio le dinamiche e, di conseguenza, aiutare il mio cliente a migliorare il suo stile di gestione dell'incontro.

Le domande inappropriate, un freno nel far esprimere i partecipanti

Arriva il giorno della riunione: con discrezione, mi siedo a osservarne lo svolgimento; sin dalla prima domanda con cui l'imprenditore si rivolge al suo staff, mi balza agli occhi uno dei motivi della poca partecipazione: molte delle sue domande presuppongono già una risposta.

Lo spiego con un esempio: se chiedo ai miei dipendenti "Come bisogna trattare il cliente quando viene in negozio?", è  fortemente probabile che io ottenga una di queste risposte: 

1. Una risposta ovvia e preconfezionata (chi direbbe, infatti, che bisogna trattarli male?) 
2. Nessuna risposta o, al massimo, una risposta generica e superficiale
3. Una risposta schietta e non scontata ma ad alto rischio di scontro
   (e che, quindi,  pochi osano esprimere)

Con domande di questo tipo, chi di noi si sentirebbe invogliato a rispondere, d'altronde? 

Le domande con risposta scontata non sono, ahimé, le uniche inappropriate per gestire con successo una riunione. 

Come detto in precedenza, anche porre domande a "risposta chiusa" toglie libertà e spontaneità a chi deve rispondere. Son domande, infatti, che tarpano le ali "ingabbiando" enormemente il libero pensiero; domande drastiche a cui si può ribattere soltanto con un "SI" o con un "NO".  Su questi "binari così stretti" chi parla si espone, per il 50%, al rischio di dare una risposta non congrua e non in linea con ciò che si aspetta chi conduce, e quindi, esprimersi diventa potenzialmente penalizzante per il partecipante.  

Peggio ancora se, poi, la domanda oltre che chiusa è anche scontata (ad esempio: "Secondo voi è utile migliorare il servizio al cliente?"). Per un dipendente è davvero molto facile chiedersi che senso abbia partecipare e, soprattutto, dare il proprio contributo in una riunione simile. 

Interrompere chi parla stronca l'emergere di  idee e informazioni utili

Mentre la riunione del mio cliente col suo team di lavoro prosegue, noto un altro suo atteggiamento inadeguato e poco efficace, nonostante le intenzioni positive dell'imprenditore.

Non appena qualcuno dei partecipanti prende la parola per dire la sua, immediata, infatti, arriva la replica dell'imprenditore che, il più delle volte, interrompe in questo modo chi sta parlando. Riprendere le redini dell'incontro, arrestando il susseguirsi degli interventi, non è sbagliato di per sé: infatti, se l'obiettivo della riunione è quello di fare sintesi, distribuire i compiti o prendere decisioni mettere un freno alle parole per passare ai fatti non solo è utile, ma necessario.

Diverso è il caso, invece, di una riunione convocata per ascoltare ciò che i collaboratori hanno da dire su una determinata questione lavorativa. E la riunione a cui sto assistendo è nata proprio con questo scopo. 

In casi come questo, se si vuole ascoltare è anzitutto necessario fare silenzio. 

Come aiutare chi partecipa ad esprimere il suo punto di vista 

Per contro, però, noto anche che l'imprenditore è molto attento e presente, il suo modo di porsi e il tono di voce sono aperti,  i contenuti della riunione ben calibrati e l'ordine con cui sta affrontando i diversi punti corretti.  
Aspetti tutt'altro che trascurabili per condurre con risultati apprezzabili una riunione.
Si tratta solo, perciò, di far arrivare al mio cliente alcuni input opportuni per gestire con più attenzione anche gli interventi dei partecipanti. 

Gli suggerisco, innanzitutto, di lasciar parlare tutti quelli che desiderano dire qualcosa e di esprimersi sempre per ultimo per non influenzare nessuno.

Il secondo consiglio, invece, è un invito a preparare (e rileggere "a freddo") le domande da sottoporre ai partecipanti, avendo cura di utilizzare domande aperte e  non scontate. 

Consigli che il mio cliente ha subito fatto suoi e messo a frutto con successo già dalla riunione successiva. 

Ti sei rispecchiato in queste situazioni? Queste considerazioni possono esserti utili per migliorare anche le tue riunioni?  Cosa ti riprometti di fare di diverso in occasione del prossimo incontro col tuo Team?