Uno dei miei "fiori all'occhiello" è il corso Organizzare e gestire una riunione – Come eliminare le perdite di tempo e rendere produttive le tue riunioni.

Un corso destinato a imprenditori, dirigenti, professionisti e, in  generale, a chiunque si occupi di guidare gruppi di lavoro e vuole migliorare la sua capacità di organizzare, coordinare e condurre una riunione. Un tema quanto mai attuale e delicato, considerato che molti dei risultati aziendali dipendono in buona parte da quanto si è capaci di coordinarsi, comunicare e lavorare bene -e con chiarezza- insieme al proprio Team.

Non tutti però, quando propongo questo corso, sembrano capire l'importanza di una riunione "ben fatta". Evidentemente, c'è ancora poca consapevolezza sul valore e sulle ripercussioni che una riunione può avere -in termini positivi o negativi- nella realtà lavorativa di ogni azienda. E, soprattutto, evidentemente molti non sanno che non è necessario "nascere imparati": saper condurre una riunione, infatti, è una competenza che si può apprendere e perfezionare, una volta che si hanno chiare le strategie su come gestire le possibili criticità.

Saper gestire le riunioni è imprescindibile per essere un Team leader efficace. 

Perciò, con quest'articolo voglio spiegarti meglio da cosa nasce l'esigenza di un corso sulle riunioni e in che modo può esserti utile nella tua attività. Sarò felice se può aiutarti a riflettere e prestare più attenzione alle modalità di conduzione dei tuoi incontri di lavoro. 

Perché un corso sulle riunioni?

La maggior  parte di attività organizzate presuppone la collaborazione fra più persone, appartenenti anche a settori diversi, per realizzare un obiettivo comune od obiettivi interdipendenti. Per raggiungerli, queste persone si devono riunire.

Nella mia esperienza con le aziende, il problema è che nella maggior parte delle riunioni si parla troppo e si conclude poco. Oppure, viceversa, le riunioni sono brevi, parla solo il capo, ma senza rendersi conto di disappunti, disinteresse o difficoltà di comprensione manifestati con reazioni più o meno velate dagli altri partecipanti. Come conseguenza, a posteriori, salta fuori che la riunione è servita solo a perdere tempo, anziché portare risultati concreti.

Questa è la premessa, la cornice che mi ha spinto, già diversi anni fa, a progettare e proporre un corso ad hoc sulle strategie utili a gestire con successo le riunioni. Usando la straordinaria metodologia del Coaching di gruppo, questo corso dà una grossa mano a individuare le criticità tipiche di molte riunioni e a mettere in pratica comportamenti e strategie adeguati per fronteggiarle con successo.

Alcuni casi tipici di riunioni inefficaci

Cosa intendo per possibili criticità? Vediamolo con qualche esempio... 

Una situazione tipo è quella in cui il capo parla e sembra che tutti abbiano capito mentre, nei fatti, al momento di portare avanti le attività decise durante l’incontro, si scopre che nessuno ha ben chiaro cosa deve fare.

Altro caso frequente è quello in cui, a fine riunione, si è a parole tutti d’accordo salvo poi, al primo problema, scoprire che c’erano molti dubbi non manifestati o ascoltati.

Oppure, al momento clou di prendere le decisioni finali, non si è precisi nello stabilire chi fa e che cosa. Capita così che alcune attività siano svolte contemporaneamente da due persone diverse, all'insaputa l’una dell’altra, e che altri compiti, invece, non vengano portati avanti da nessuno.

Non so se ti sei ritrovato direttamente in casi come questi, ma sappi che son situazioni molto più frequenti di quanto, forse, immagini.  

Le tre competenze chiave per "stringere i tempi" e "quagliare" nelle riunioni

Alla luce di queste difficoltà, per lo più dovute a mancanza di metodo, sai come ho impostato il mio corso sulle riunioni? Con poca teoria e molta pratica!

Dopo una breve premessa teorica, infatti, sono i partecipanti a diventare i protagonisti in aula: a loro chiedo di sperimentarsi direttamente su casi concreti di riunione. Chi partecipa, perciò, è coinvolto assieme agli altri nel trovare soluzioni valide alle possibili fasi critiche, quali: presentare gli obiettivi della riunione, gestire gli interventi da parte dei presenti, chiudere con decisioni tangibili l'incontro.

Queste esercitazioni sono una strada semplice, efficace e divertente per imparare: mettendosi in gioco, infatti, i partecipanti apprendono "sul campo" strumenti e strategie utili per sviluppare concretezza e autorevolezza.

In una riunione, la gestione degli interventi è l'elemento più critico.

Soprattutto, quando alla riunione partecipano molte persone. In questo caso, se tutte o quasi vogliono prendere la parola, il rischio maggiore è quello di non fare sintesi: ogni intervento rimane a sé stante, senza venir collegato agli altri per cui, quando questo accade, è facile perdere il senso e lo scopo della riunione.

Altro rischio è quello di non essere abbastanza focalizzati per individuare, decidere e rendere operativo ciò che è importante o necessario fare. Come ovviare a queste criticità? A mio avviso, maturando 3 competenze fondamentali:

• presenza (ovvero vigilanza e capacità di osservazione del contesto)
• capacità di relazione (ossia, saper ascoltare e dare risposte)
• focus sugli obiettivi (avere chiaro qual è lo scopo e cosa si vuole ottenere dall'incontro)

I benefici concreti di un corso sulle riunioni

20 anni e passa da formatore mi hanno confermato che la riunione rappresenta uno dei punti chiave di ogni realtà aziendale.

Il modo in cui si svolgono le riunioni determina importanti conseguenze a livello lavorativo, nel bene e nel male.

Nel mio corso sulle riunioni uso un format ormai ampiamente sperimentato: il riscontro è stato ottimo in tutte le organizzazioni in cui ho già avuto il piacere di proporlo.

Perciò, se ti stai chiedendo quali speranze ci sono, partecipando al corso, di riuscire a tenere a bada disturbatori e prolissi, puoi dormire sonni tranquilli! Finché si tratta di insegnare come mantenere polso e autorevolezza con chi interviene in modo importuno e inopportuno, sono già certo che lo puoi imparare.

Ma dico anche di più: probabilmente, a fine corso, potresti scoprire con piacere di essere diventato tu stesso molto più conciso e chiaro nel modo di esporre!