Durante una riunione può capitare che, anche senza volerlo, uno dei partecipanti faccia un intervento che destabilizza il coordinatore o il relatore.

In questi momenti, chi tiene le fila dell'incontro deve saper utilizzare una delle principali competenze nella gestione delle riunioni: la presenza.

Ma cosa significa "essere presenti"?
Essere presenti significa avere la consapevolezza di capire cosa sta succedendo (dinamiche di gruppo, ruoli emergenti, filo conduttore rispetto ai contenuti, livello di energia nel gruppo di lavoro), capire se è necessario intervenire e farlo.

Il rischio di questi interventi (spesso legati ad un ruolo che uno dei partecipanti, consapevolmente o meno, esercita), è quello di disaggregare le energie del gruppo e togliere chiarezza sugli obiettivi e sullo stato di avanzamento dell’incontro.

Nel mio e-book "Organizzare e gestire una riunione" ho individuato ben 12 possibili ruoli di disturbo che potrebbero emergere in una riunione. Naturalmente, per ciascuno di essi propongo anche delle strategie specifiche per gestirli con efficacia in modo da evitare che queste persone diventino dannose per il proseguo dell'incontro. 

Oggi voglio approfondire uno dei ruoli critici che, probabilmente, hai incrociato anche tu in qualche riunione a cui hai partecipato: il "killer".

Cosa fa il disturbatore "killer"

Come si riconosce un "killer" durante una riunione?
Come puoi intuire facilmente dal nome stesso, il "killer" è uno potenzialmente pericoloso perché col suo atteggiamento tende a stroncare lo sviluppo positivo della riunione.

E' facile identificare il "killer" da alcuni tipici comportamenti: in genere, cerca di delegittimare il conduttore o il relatore ogni volta che può e di dimostrare, ad esempio, che è incompetente o impreparato.
Per raggiungere questo scopo, potrebbe così fare "domande tranello" oppure battute ironiche e pungenti, o ancora "lanciare frecciatine" sul modo con cui il conduttore sta portando avanti l'incontro.

Non vorrei che il ruolo del "killer" ti spaventasse troppo, però!
Voglio subito tranquillizzarti, perciò: esistono almeno 6 stratagemmi efficaci per neutralizzare questi atteggiamenti distruttivi e permettere così a chi conduce la riunione di proseguire l'incontro con maggior autorevolezza rafforzando anche la propria leadership.

Se mentre gestisci una riunione dovessi imbatterti in un partecipante che fa un intervento "killer" nei tuoi confronti, puoi arginare efficacemente il suo tentativo di delegittimarti con queste 6 azioni:

1. Puoi riformulare le frasi pronunciate dal "killer" dando risalto alla sua intenzione positiva (anche se non evidente all'apparenza).
   Ad esempio, l'intenzione nascosta potrebbe essere quella di voler produrre risultati di qualità, oppure difendere sé stesso o il gruppo da cali di produttività, o ancora incrementare l’incisività del gruppo di lavoro.
   
   
2. Puoi chiedere agli altri partecipanti cosa pensano dei contenuti dell'intervento fatto dal "killer". 
   In genere, gli altri tenderanno a condannare questi atteggiamenti "demolitori" e a schierarsi in maniera aperta a favore del coordinatore. Questo mette in minoranza il "killer" e aumenta nel contempo la credibilità di chi conduce.
   
   
3. Potresti anche ignorare gli interventi destabilizzanti del "killer" e proseguire l'incontro concentrandoti sui contenuti previsti per la riunione. Questa è una strategia potenzialmente più pericolosa, però. Il "killer" potrebbe tornare all'attacco e disturbare in maniera più pesante l'incontro. Suggerisco perciò di usarla solo dopo aver valutato bene la situazione specifica e fatto un rapido calcolo su "costi-benefici".
   
   
4.  Puoi dimostrare al killer la tua maggiore competenza. Ad esempio, dando risposte esaurienti alle sue obiezioni, spiegando e motivando le tue posizioni. In questo modo, chi voleva sminuire si ritrova sminuito nella sua effettiva preparazione e credibilità.
   
   
5.  Puoi anche sfidare il "killer" a prendere il tuo posto. Ad esempio, rispondendo alle sue provocazioni con un invito "Visto che sei così bravo, perché non ti occupi tu di..." . Quasi mai il "killer" accetta di sostituirsi al responsabile della riunione e, quindi, le sue velate polemiche perdono potere, permettendo a chi conduce di proseguire senza altri tentativi di disturbo. 
   
   
6. Puoi inoltre usare l'umorismo per sdrammatizzare sui contenuti dell'"intervento killer". Non dimenticare che ironia e leggerezza sono elementi importanti per gestire le relazioni appianando gli attriti. Naturalmente, per adottare questa strategia in quel momento ti devi sentire portato, sapendo però che anche a cogliere il lato umoristico delle situazioni e della vita ci si può allenare.

Cosa ne pensi? In quale di queste strategie ti senti più forte per affrontare un possibile disturbatore "killer" delle tue riunioni?